Trong cuộc sống hàng ngày sẽ có một số hoàn cảnh chúng ta phải viết email xin lỗi bằng tiếng Anh. Vậy Cách viết email xin lỗi bằng tiếng anh thể hiện trọn vẹn thành ý của người gửi và vừa tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc của một email xin lỗi bằng tiếng Anh?
Bài viết dưới đây sẽ lý giải vấn đề đó!
I-Các loại email xin lỗi bằng tiếng anh trong cuộc sống hàng ngày
Thông thường có các loại thư xin lỗi như sau:
– Thư xin lỗi tới bố/mẹ: Trong tình huống chúng ta khiến họ buồn và tổn thương
– Thư xin lỗi khách hàng: Gửi tới khách hàng trong trường hợp doanh nghiệp chúng ta khiến họ thất vọng về sản phẩm, cung cách làm việc hay một nguyên nhân nào đó cụ thể.
– Thư xin lỗi về những hành vi mình đã làm: Gửi tới các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong trường hợp chúng ta vi phạm nội quy, chính sách của họ.
Đặc biệt, khi viết email xin lỗi bằng tiếng anh chúng ta phải hết sức thận trọng trong từng lời nói, thể hiện sự chân thành, ăn năn trong từng dòng chữ để người nhận có thể thấu hiểu và cảm thông lỗi lầm đã xảy ra. Có như vậy email xin lỗi mới đạt được hiệu quả nhất định của nó.
- Cấu trúc cơ bản của một lá thư xin lỗi
Để viết thư xin lỗi đúng chuẩn và phát huy hết công dụng của nó, chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc chung trong việc viết thư. Bao gồm các phần cơ bản đó là: địa chỉ và lời chào, mở thư, thân thư và kết thư.
Tuỳ theo nội dung và tính chất của từng bức thư, chúng ta có thể biến đổi hoặc cắt bỏ một số phần. Tuy nhiên, về cách thức chủ yếu thì vẫn phải đáp ứng các quy định dưới đây:
- Địa chỉ và lời chào (Address and Salutation)
Đây là phần mở đầu của mỗi bức thư. Thông thường, địa chỉ người nhận sẽ được viết ở góc trái đầu trang thư trong khi địa chỉ người gửi nằm ở góc phải đầu thư.
Dưới địa chỉ sẽ là lời chào. Nếu người nhận là người thân quen thì bạn có thể viết Dear [name] còn nếu không biết tên thì có thể viết Dear [Mr/Ms]. Còn với các bức thư yêu cầu ngữ cảnh trang trọng thì bạn nên để là Dear Mr/Ms] và [name].
- Mở thư (Introduction)
Thông thường trong email tiếng Anh ở câu mở thư sẽ là lời xin lỗi chân thành và lý do xin lỗi của bạn. Đây là phần quyết định người nhận có đọc bức thư hay không. Do đó, cần để ý trong cách diễn đạt sao cho thể hiện được hết thành ý của mình.
Bạn có thể mở đầu bằng “I wanted to write you a letter to apologize for what i did. ______” hoặc “Please accept my sincere apology for ______”. Sau đó sẽ là lí do mà bạn muốn viết lá thư xin lỗi.
- Thân thư
Trong phần thân thư bạn sẽ diễn đạt cụ thể nội dung chi tiết sự việc kèm theo thái độ đáng tiếc của bản thân. Đồng thời hãy thể hiện quan điểm của mình và đưa ra phương án giải quyết để sửa chữa, khắc phục cho những lỗi lầm đó của bạn. Hãy diễn đạt thật rõ ràng, cụ thể và thành thật nhất có thể nhé.
- a) Trình bày lại sự việc
Hãy kể lại sự việc diễn ra thời điểm đó. Và cố gắng diễn đạt thành thật, càng chi tiết càng tốt với một thái độ ăn năn hối lỗi.
Có thể mở đầu bằng câu: “What I did last weekend was horribly inappropriate, disrespectful, and wildly selfish._____”
- b) Thể hiện sự nuối tiếc
Ở phần này, hãy thể hiện sự day dứt, hối hận của mình về lỗi lầm trước đó.
Ví dụ, bạn có thể viết: This is really a terrible thing for me to have done to you after how warmly you have helped me since I started working here. You have not only shown your beautiful, warm care to me as a friend, but you have also shown me support and kindness that I never could have possibly expected. To hurt you in this way was an insult to everything that you have done for me and I really hate myself for that.
- c) Quan điểm của bạn
Tuỳ theo một số hoàn cảnh và tính chất của thư xin lỗi mà bạn có thể điều chỉnh để viết phần này hoặc là không. Tuy nhiên, tốt hơn hết hãy khéo léo thể hiện một cách rõ ràng và cụ thể nhất quan điểm của bản thân đối với sự việc đó theo chiều hướng khách quan nhất để người nhận có thể thấu hiểu và cảm thông nhé.
Ví dụ: “I hope you understand that that was never my intention. While I can’t truly know how this feels to you, I can certainly understand that what I did was one of the worst things I could possibly have done to you.”
- d) Phương án khắc phục
Đây là phần không thể thiếu trong một bức thư xin lỗi. Sau khi đã trình bày cụ thể sự việc và quan điểm của bạn, hãy đề xuất phương án giải quyết nhằm khắc phục các lỗi lầm của bản thân trước đó. Điều này sẽ giúp người nhận hiểu được thành ý thực sự của bạn và nguôi ngoai phần nào lỗi lầm mà bạn đã gây ra.
- Kết thư
Hãy kết thư bằng một lời xin lỗi và lời hứa sẽ không bao giờ tái phạm sai lầm này thêm một lần nào nữa kèm theo ký tên và cung cấp thông tin, địa chỉ liên lạc (nếu cần).
Hy vọng rằng với các nguyên tắc cơ bản trên đã phần nào giúp những bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề viết email xin lỗi có thể tháo gỡ tình hình cho mình rồi nhé!
